- 活动时间：97年05月13日 PM13：00～15：00
- 活动地点：教学大楼C403教室
- 主讲者：台湾大学图书资讯学系谢宝煖副教授
- 活动地点：教学大楼C403教室
- 主讲者：台湾大学图书资讯学系谢宝煖副教授
【文 / 陈绍元】
你害怕上台吗？你会用简报让大家清楚的了解你所想表达的内容吗？我们不知道看过多少人做简报，听过多少场演讲，相信大家也都做过简报！但我们所做的是一个成功的简报吗？台北艺术大学教学与学习支援中心特别邀请到台湾大学图书资讯学系谢宝煖副教授，于97年5月13日与师生们分享如果掌握简报关键，用声音、形象、态度来达到一个成功的简报。
谢宝煖老师表示简报的目的在传达讯息，所以有演讲者将整页的文字稿直接影印成投影片；有演讲者深怕遗漏重要讯息，照着投影片的内容逐字宣读；有演讲者准备的投影片花俏得让人觉得他好像是在教简报软件。简报是说服的艺术，要说服观众接受主讲者的观点，首先要抓住观众的注意力，然后帮助观众清楚地了解所要传达的讯息，引导观众同意我们的观点，最后建立共识。作为一个资讯时代的演讲者，可运用资讯科技来帮助我们建构讯息，而要达到成功的简报谢老师认为有重要的七个步骤，首先是认识观众。如果能够事先知道观众的基本资讯，那么在设计简报讯息时，就可以将观众的特性融入简报中。观众为什么会来听我们演讲，想从演讲中得到什么？简报内容能不能符合观众的需求？观众的人数有多少？观众对主题的熟悉程度如何？所有人都很熟悉，还是只有部分人熟悉？观众的背景、教育程度、工作性质等同质性有多高？同时，可以根据观众分析来准备简报内容，主要有两大类的观众，一是资讯性/教育性简报，再者是说服性的简报。此外如果观众对所要讲的主题已经很熟悉，还讲众人皆知的基本观念，是会让人很厌烦的；反之，若观众对主题一点也不熟悉，而主讲者立即就切入课程核心，容易使观众一头雾水，或者满口听不懂的专有名词、英文简称，让观众充满挫折。
再来就是简报的组织内容，投影片的内容要怎么安排呢？主要可以把简报拆成三大部份，主要是开场、主体、结语。其实一场简报就是一个英雄电影或是在说一个故事。如果是说服性的简报，就是要告诉观众为什么我要说服你，再寻找盟友也就是证据来说服观众，然后告诉观众实例让观众知道差别，或是以类比的方式来表现差异说服观众，还有用统计数据、实例、专家学者说法来说服观众，就像Apple的贾斯伯一样。还要了解到行动比语言的声音更响亮，透过示范让大家能清楚。最后善用图形、电脑技巧，创造吸引人的视觉效果。然后根据本身想呈现给观众的资讯来收集简报的题材。
而在投影片设计部份，好的开始是成功的一半！第一张投影片要充份彰显佔简报成功关键58％的态度和形象，要表现很高兴来演讲而且尊重顾客。第二张投影片要标示内容大纲，若能以图示更让人印象深刻。若为研究成果发表，可利用研究流程作为预览，在两、三个小时的演讲过程中，可利用预览投影片串场，帮助观众掌握进度。紧接着再进入本文内容，并于最后一张投影片再跟大家回顾一次，以达到前后呼应之效果。而简报最主要的目的是传达讯息，所以的内容都应该辅助讯息的传达，与此目标无关的，都不应该在简报中出现。报设计的原则是KISS (Keep It Simple, Stupid)。其实准备简报内容和写文章是一样的，订好题目后，先列出大纲，把重要的观念和关键字的关联性架构出来，并加上创意，以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。当我们精心制作简报后，真正上台简报都有时间限制，好的简报者要能控制时间。PowerPoint具有排练的功能，故讲者应模拟演讲实况，当完成排练之后，可以接受该项时间设定或重新试一次。在简报过程中，也要试着思考何时穿插笑话、故事、名言佳句等。
而演讲、简报是无形的服务，所以要加以有形化，最具体的有形化就是提供讲义。讲义通常是将投影片的内容印出来给观众，通常投影片都是彩色的，但是讲义却只能印黑白的，所以在印制投影片之前请先以灰阶预览的功能检视一遍，看看有没有黑白无法显示的内容。另外，若有演讲效果的设计，则打印投影片时，应将相关投影片隐藏起来，如穿插的笑话或互动的问题与解答。讲义是要加深观众的印象，故以清楚易读为原则。
终于上场的时间到了！第一原则，务必请提早到。利用开场白赢得观众注意，建立主题与听众的关联性，建议可以一个问题开始，但是问题须与观众的需求相关，引起观众的注意。永远面带微笑，因为来演讲是很令人高兴的一件事；用友善的语调做简报，不要让观众感到威胁或惊吓，让观众感受到来听演讲也是一件高与的事，多举例子和经验，直接与听众沟通，看着观众就像面对面说话一样。
最后，也要注意到与提问观众的互动，要和发问人保持目光接触，不要打断发问，并于提问后重述问题、感谢观众的提问。另外把握20%的注意力给发问者、80%的注意力给观众的原则。记得成功的简报态度、形象很重要的。掌握好这七大步骤、注意态度与形象，大家都可以在每一场的简报，呈现最完美的演出。
演讲过程中，老师也教授了大家许多简报小技巧与叮咛，如有兴趣可以上网查询。
网址：http://toppresentation.blogspot.com
谢宝煖老师表示简报的目的在传达讯息，所以有演讲者将整页的文字稿直接影印成投影片；有演讲者深怕遗漏重要讯息，照着投影片的内容逐字宣读；有演讲者准备的投影片花俏得让人觉得他好像是在教简报软件。简报是说服的艺术，要说服观众接受主讲者的观点，首先要抓住观众的注意力，然后帮助观众清楚地了解所要传达的讯息，引导观众同意我们的观点，最后建立共识。作为一个资讯时代的演讲者，可运用资讯科技来帮助我们建构讯息，而要达到成功的简报谢老师认为有重要的七个步骤，首先是认识观众。如果能够事先知道观众的基本资讯，那么在设计简报讯息时，就可以将观众的特性融入简报中。观众为什么会来听我们演讲，想从演讲中得到什么？简报内容能不能符合观众的需求？观众的人数有多少？观众对主题的熟悉程度如何？所有人都很熟悉，还是只有部分人熟悉？观众的背景、教育程度、工作性质等同质性有多高？同时，可以根据观众分析来准备简报内容，主要有两大类的观众，一是资讯性/教育性简报，再者是说服性的简报。此外如果观众对所要讲的主题已经很熟悉，还讲众人皆知的基本观念，是会让人很厌烦的；反之，若观众对主题一点也不熟悉，而主讲者立即就切入课程核心，容易使观众一头雾水，或者满口听不懂的专有名词、英文简称，让观众充满挫折。 再来就是简报的组织内容，投影片的内容要怎么安排呢？主要可以把简报拆成三大部份，主要是开场、主体、结语。其实一场简报就是一个英雄电影或是在说一个故事。如果是说服性的简报，就是要告诉观众为什么我要说服你，再寻找盟友也就是证据来说服观众，然后告诉观众实例让观众知道差别，或是以类比的方式来表现差异说服观众，还有用统计数据、实例、专家学者说法来说服观众，就像Apple的贾斯伯一样。还要了解到行动比语言的声音更响亮，透过示范让大家能清楚。最后善用图形、电脑技巧，创造吸引人的视觉效果。然后根据本身想呈现给观众的资讯来收集简报的题材。
而在投影片设计部份，好的开始是成功的一半！第一张投影片要充份彰显佔简报成功关键58％的态度和形象，要表现很高兴来演讲而且尊重顾客。第二张投影片要标示内容大纲，若能以图示更让人印象深刻。若为研究成果发表，可利用研究流程作为预览，在两、三个小时的演讲过程中，可利用预览投影片串场，帮助观众掌握进度。紧接着再进入本文内容，并于最后一张投影片再跟大家回顾一次，以达到前后呼应之效果。而简报最主要的目的是传达讯息，所以的内容都应该辅助讯息的传达，与此目标无关的，都不应该在简报中出现。报设计的原则是KISS (Keep It Simple, Stupid)。其实准备简报内容和写文章是一样的，订好题目后，先列出大纲，把重要的观念和关键字的关联性架构出来，并加上创意，以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。当我们精心制作简报后，真正上台简报都有时间限制，好的简报者要能控制时间。PowerPoint具有排练的功能，故讲者应模拟演讲实况，当完成排练之后，可以接受该项时间设定或重新试一次。在简报过程中，也要试着思考何时穿插笑话、故事、名言佳句等。 而演讲、简报是无形的服务，所以要加以有形化，最具体的有形化就是提供讲义。讲义通常是将投影片的内容印出来给观众，通常投影片都是彩色的，但是讲义却只能印黑白的，所以在印制投影片之前请先以灰阶预览的功能检视一遍，看看有没有黑白无法显示的内容。另外，若有演讲效果的设计，则打印投影片时，应将相关投影片隐藏起来，如穿插的笑话或互动的问题与解答。讲义是要加深观众的印象，故以清楚易读为原则。
终于上场的时间到了！第一原则，务必请提早到。利用开场白赢得观众注意，建立主题与听众的关联性，建议可以一个问题开始，但是问题须与观众的需求相关，引起观众的注意。永远面带微笑，因为来演讲是很令人高兴的一件事；用友善的语调做简报，不要让观众感到威胁或惊吓，让观众感受到来听演讲也是一件高与的事，多举例子和经验，直接与听众沟通，看着观众就像面对面说话一样。
最后，也要注意到与提问观众的互动，要和发问人保持目光接触，不要打断发问，并于提问后重述问题、感谢观众的提问。另外把握20%的注意力给发问者、80%的注意力给观众的原则。记得成功的简报态度、形象很重要的。掌握好这七大步骤、注意态度与形象，大家都可以在每一场的简报，呈现最完美的演出。
演讲过程中，老师也教授了大家许多简报小技巧与叮咛，如有兴趣可以上网查询。
网址：http://toppresentation.blogspot.com
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■与会成员热烈参与
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■活动现场
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